ارزشيابي كيفي فعاليتهاي فرهنگي
بسم الله الرحمن الرحيم
ارزشيابي كيفي فعاليتهاي فرهنگي
فصل نهم ، كتاب منشور اجرايي فعاليتهاي فرهنگي در مسجد ، حجه الاسلام محمد بيرانوند.
يكي از دستورات اكيد دين مبين اسلام ارزشیابی و محاسبهی مستمر انسان از عملكرد خود براي خودسازي و رشد معنوي است. حديث شريف
«حاسِبوا أَنفُسَکُم قَبلَ أَن تُحاسَبوا…»[۱]
به همین مطلب اشاره دارد. بديهي است اين سفارش سازنده نه فقط در زمينهی امور فردي، بلكه در تمام امور جمعي و اجتماعي نیز ساری و جاری است و عمل به آن منشأ بركات بسياري خواهد بود.
ارزشیابی و کنترل دارای دو رکن است:
الف) ارزیابی؛
ب) پیگیری.
ارزیابی: در این مرحله اطلاعات لازم درباره مسایلی مانند پیشرفت کار بر اساس برنامه، کمیت وکیفیت عملکرد افراد و مشکلات اجرایی به مسؤولین می‌رسد.
پیگیری: در این مرحله پیگیری‌های لازم بر اساس نتایج ارزیابی انجام‌شده مطرح میگردد.
براي طرح‌ریزی يك تشكيلات كامل و بينقص لازم است تمام اجزاي مورد نياز را مورد توجّه قرار داد و چرخه ی كار هريك را مشخّص نمود. یکی از اجزای حیاتی هر تشکیلات، قسمت ارزشیابی است.
بر همین اساس، لازم است براي رشد و بالندگي يك مجموعهی سازماني از بدو امر قسمتي به ارزشيابي مداوم افراد، برنامهها، سمتها، نمودار سازمانی و آيندهی تشكيلات بپردازد و چراغي فراروي آن روشن نمايد.
واضح است هرچه از زمان تأسیس مجموعه ميگذرد بايد قسمت ارزشیابی وسيعتر و منسجمتر شود.
ارزشیابی میتواند همه ی بخشها و قسمتهای یک سازمان را پوشش دهد. در این میان، سه محور از همه مهمتر است.
این سه محـور عبارتند از:
الف) برنامه ها؛ ب) افراد و نیروها (منابع انسانی)؛ ج) روندها و فرآیندهای کاری و سازمانی.
همچنین لازم است با ابداع روشهاي جديد، در جهت حفظ، پويايي و بالندگي حركت مقدّس فعالیت در مسجد تلاش نمود تا كيفيت كار روز به روز بهتر گردد.
اهداف ارزشيابي
۱ـ ايجاد نظام شايستگي و مبناي عادلانه براي تشخيص شايستگي افراد؛
۲ـ تشخيص بهنگام نقاط ضعف، كمبودها و آسيبها و ارایهی راه‌حلهاي مناسب براي رفع آن؛
۳ـ شناخت بهنگام نقاط قوت و خدمات سازنده و تقويت و تشويق آن؛
۴ـ پيشگيري، كاهش و رفع تنشهاي احتمالي در عرصههاي اجرايي و تربيتي؛
۵ ـ بالا بردن ميزان دقت در مراحل مختلف اجراي برنامهها؛
۶ـ ايجاد مبناي صحيح براي برنامهريزي و جابجايي نيروها؛
۷ـ بررسي مداوم شيوهها، راهكارها و برنامهها جهت تحقق اهداف مجموعه.
ضرورت ارزشيابي
وجود نظام ارزشيابي در يك مجموعه، محاسن و فوايد زيادي به دنبال دارد. به طور كلي، ميتوان با برشمردن معايب نبود سيستم ارزشيابي به ضرورت وجود آن پي برد.
يك تشكيلات فاقد ارزشيابي نميتواند سريع به هدف برسد؛ چراكه ممكن است مدتها يك روش ناموفق را تجربه كند و به اصطلاح تير در تاريكي بيندازد. چنين تشكيلاتي از روش آزمون و خطا بهره مي‌جويد لذا به سختي ميتواند از نوآوري و پويش برخوردار شود.
يكي ديگر از آفتهاي مراکز فاقد ارزشيابي ريزش زياد و آرام است كه ميتواند نتايج رويش و جذب را از بين ببرد.
از ديگر آفتها ميتوان به انتظار بيش از حد نيروهاي مستعد براي كسب سمتهاي بالاتر اشاره كرد. هنگامی که سیستم ارزشیابی فعال نیست ما نمیدانیم الان در چه موقعیتی هستیم لذا برنامهریزی برای آینده و نتیجهگیری از برنامههای اجرا شده کاری دشوار خواهد بود.
تعريف ارزشيابي
ارزشيابي فرايندي است كه در آن عملكرد افراد و شيوههای اجرا و اثرگذاري برنامهها بررسي و تجزيه و تحليل و نقاط ضعف و قوت آن شناسايي میشود.
براي تحقق اين امر لازم است واحدی با عنوان، «واحد برنامهریزی و ارزشيابي» در مسجد پیشبيني گردد . وظيفهی این واحد علاوه بر پرداختن به بحث ارزشيابي، طراحي و برنامهريزي سياست‌هاي كلان و همچنين بررسي و اظهار نظر كارشناسي دربارهی طرحهاي ارایه شده از سوي واحدهاي مختلف است.
اقسام ارزشيابي
با تأمّل در موضوعات ارزشيابي يعني آنچه معمولاً مورد ارزشيابي و بررسي قرار ميگيرد ميتوان اقسام ارزشيابي را به شرح ذيل ترسيم نمود:
۱ـ ارزشیابی افراد: در اين قسم عملكرد فردي، تصميمات، تدابير، اظهار نظرها و شايستگيهاي افراد بررسي میشود.
افراد خود بر دو قسمند:
الف) كادر تربيتي و مسؤولين و مربّیان مرکز؛
ب) متربّیان و اعضای مجموعه.
عناوین ارزیابی افراد:
فعالیت بر اساس برنامه؛
اطاعت از ما فوق؛
اشتغال کامل؛
تعهد و مسؤولیت‌پذیری؛
توان مدیریت و خلاقیّت فردی؛
تخلفات شرعی وقانونی؛
حُسن خلق.
۲ـ ارزشيابي برنامه ها، كه خود بر دو قسم است:
الف) برنامههاي ثابت. (برنامههايي كه به صورت دراز مدت و هر ساله اجرا میشود و نقش محوری دارد)؛
ب) برنامههاي پيشنهادي. (برنامههايي كه توسط واحدهاي مختلف پیشنهاد میگردد و غالباً مقطعی است).
۳ـ ارزشيابي امكانات.
(تناسب امكانات واحدها با برنامههای قابل اجرا و ميزان تلاش واحدها براي تأمين امكانات و ما يحتاج ضروري).
وظايف واحد برنامه ریزی و ارزشيابي
مأموريت كلي اين واحد مشورت گرفتن و مشورت دادن به مسؤولین قسمتها و مسؤول مرکز به منظور حسن اجراي برنامهها است.
وظايف واحد ارزشیابی در دو مقوله (ارزشیابی برنامهها / ارزشیابی افراد) به شرح زیر است:
الف) وظايف واحد ارزشیابی در مقوله ی ارزشيابي برنامه ها:
۱ـ فراهم ساختن مقدّمات لازم براي فرهنگسازي و كاربردي كردن واحد ارزشیابی در سه حیطه (ارزیابی قبل از اجرای – ارزیابی حین اجرای – ارزیابی بعد از اجرای برنامهها).
۲ـ آسيب‌شناسي بهنگام و ارایه طرح براي رفع آنها.
۳ـ استفادهی بهينه از آمار، ارقام، نتايج به دست آمده از ارزيابيها، تجربيات، طرحها، پيشنهادها و انتقادات اعضاي مجموعه با هدف اصلاح و تقويت عملكرد مجموعه. و ارایهی گزارش آن به مسؤولان مربوطه.
۴ـ ارزيابي فعاليتهاي فكري و فرهنگي اجرايي كادر و اعضاي مجموعه در خارج از مجموعه برای واگذاری مسؤولیتهای جدید.
۵ـ كارشناسي طرحهاي پيشنهادي مطابق منشورهاي تربيتي و اجرايي به منظور ارتقای سطح فكري، معنوي و بالابردن توان اجرايي كادر.
۶ـ بررسي و ارزيابي مستمر برنامهها از نظر جذّابيت و محتوا.
۷ـ بررسي و بازنگري مداوم منشورهاي تربيتي و اجرايي و شرح وظايف واحدهاي مختلف به منظور تشخيص بازدهي كافي نيروها با توجّه به مقتضيات زماني و مكاني و متناسب با اصول و ارزش‌هاي ثابت ديني – اجتماعي و ارایهی نتايج آن به مسؤولان مرکز.
۸ ـ بررسي و ارزيابي مستمر برنامهها در حين اجرا و ارایهی راهکارهای اصلاحی به منظور پیشگیری از اتلاف منابع.
ب) وظايف واحد ارزشیابی در مقوله ی ارزشيابي افراد:
۱ـ شناخت نقاط قوت و ضعف افراد، و انذار و آگاهي آنها در صورت رکود آنها.
۲ـ ارزيابي مستمر نيروها و احراز صلاحیتهای اجرایی و تربیتی.
۳ـ شناسايي و پيشنهاد افراد مستعد جهت تصدي مسؤوليت و همچنين پيشنهاد جا به جايي و عزل افراد بر اساس جمعبندي نهايي.
۴ـ انجام نظرسنجي از اولياي اعضا در راستاي حفظ و ارتقاي سطح علمي، فكري و اخلاقي ايشان.
۵ـ همفكري با مسؤولان واحدها و گروهها در جهت كشف و جهت‌دهي صحيح استعدادها.
روشهاي ارزشيابي
به طور كلّي ارزشيابي را از لحاظ زمانی میتوان به دو قسم «منظّم» و «نامنظّم» (موردي) تقسيم نمود.
ارزشيابي منظّم كه ميتواند در مقاطع زير اجرا شود:
۱ـ به صورت روزانه؛ مانند: حضور و غياب اعضا كه براي ثبت سوابق فعالیت افراد مورد نياز است.
۲ـ به صورت هفتگی؛ مانند: گزارش‌گيري از بيلان فعاليتهاي يك گروه در هفته.
۳ـ به صورت ماهانه؛ مانند: بررسي سير برنامههای هر واحد در ماه.
۴ـ به صورت فصلي؛ مانند: گزارش‌گيريهاي سه ماهه از روند فعاليت يك واحد.
۵ـ به صورت سالانه؛ مانند: دريافت بيلان كار واحدهاي مرکز در يك سال.
ارزيابي هاي منظّم و مداوم معمولاً كمتر مورد توجّه قرار ميگيرد و متولّي معيّني در مسجد ندارد. توجّه داشته باشید که بيتوجّهي به این مسأله در دراز مدت مشكلاتي را به بار ميآورد.
بنابراین، لازم است با تعیین مسؤول ارزیابی مرکز، برای هرکدام از بندهای فوق فرم مخصوص تهیّه شود و با ارزیابی کیفی فعالیتهای مسجد روزآمد گردد.
ارزشيابي نامنظّم به تناسب مأموريتها و برنامههاي خاص انجام ميشود. این نوع ارزشیابی در يك مقطع زماني و معمولاً اندکی پس از شروع فعالیت آغاز و با انتهاي آن پايان ميپذيرد.
نمونه هاي این نوع فعالیت نيز در مسجد بسيار است. اردوها، دورهها، جلسات، و … از این نمونه است.
سيستم ارزشيابي
نخستین گام در ارزشیابی تعیین بایدها و اهداف مجموعه است.
تا هنگامی که بایدها و اهداف مجموعه مشخّص نشود و افق مجموعه ترسیم نگردد سایر گامها کارآیی نخواهد داشت. ابتدا باید بدانیم قرار است به کجا برسیم، سپس به طراحی سازوکار جمعآوری اطلاعات و مقایسه اطلاعات و نتیجه گیری و تصمیم بر اساس نتایج و تحلیلها بپردازیم. ب
راین اساس، مسؤولین مراکز فرهنگی باید در گام نخست، اهداف مجموعه و شاخصهای ارزیابی و هدف و افق و مطلوب کار خود را مشخّص نمایند تا بتوان با برنامهریزی بدانها دست یافت.
اغلب سيستمهاي ارزشيابي موجود از بالا به پايين طراحی شده است و هميشه مسؤولان هستند كه به ارزيابي عملكرد كادر و نيروهاي خود ميپردازند.
به كارگيري اين روش در جاي خود لازم و ضروري است، امّا از منظر مديريت اسلامي ناقص است. مدیریت اسلامی، افزون بر ارزیابیهای سیستمی، به اصل «خودارزیابی» اهمیت فراوانی میدهد.
تشكيلات پويا و زنده تشكيلاتي است كه تمام افراد آن به طور خود كار به ارزيابي عملكرد خود و همچنين همكاران بپردازند و با سرلوحه قرار دادن حديث نبوی «ألا كلّكم راع و كلّكم مسؤول عن رعيتّه».[۲]
در تكميل فرآيند ارزشيابي مسجد نقش ايفا نمايند. در صورت تحقق اين اصل در يك مجموعه نياز به ارزشيابيهای كم ميشود؛ چرا كه هريك از افراد خود يك ارزياب به شمار ميروند. برای دستیابی به این هدف واحد ارزشيابي مسجد باید تلاش خود را معطوف نهادينه کردن و سازماندهي این اصل نمايد.
در چنين تشكيلاتي، مسیر ارزيابي از پايين به بالاست. افرادی که چنین روشی را به کار گیرند با مسؤولیت‌شناسی و براساس اصول تربيت اسلامي همواره به دنبال روش بهتر ميگردند.
شيوه هاي ارزشيابي
ارزشيابي در حال حاضر در علم مدیریت جایگاه خاصی یافته و شیوه‌های مدرن و آزمايش شدهای پیدا کرده است. مرسوم‌ترين و ساده‌ترين روشهاي ارزشيابي که در تشكيلات مسجد ميتواند مورد استفاده قرار گيرد به طور اختصار بدين شرح است:
۱ـ مقايسهاي:
در اين شيوه، فرد يا برنامهی مورد نظر با الگوهاي عملي و تجربه‌هاي موفّق مقايسه ميشود و نقاط ضعف و قوت آن شناسايي و ثبت ميشود.
در اين شيوه لازم است شرح وظايف و اهداف عملياتي افراد و برنامهها تعیین و ضمن سنجش توان افراد و مجريان برنامهها نظر كارشناسي ارایه شود.
بايد توجّه داشت كه مقايسه باعث سرزنش و نكوهش تواناييها نگردد و به ویژه باعث نشود كه افراد به خاطر تكرار الگوهاي مدنظر براي توجيه عملكرد خود درصدد بهانه‌جويي و ايراد برآيند.
۲ـ چك ليست :
در اين شيوه، فرمها و برگههايي به منظور ثبت گزارش و سنجش عملكرد افراد و مجموعهها طراحي و در زمان مشخّص جمعآوري ميگردد.
۳ـ مصاحبه:
مصاحبه يكي از رايجترين روشهاي ارزشيابي و سنجش است. در اين شيوه كه در حال حاضر بیشتر به منظور نظر خواهی از برگزاری برنامهها و … صورت ميگيرد، ضرورت اجرا، و کیفیت اجرا و حتی دریافت پیشنهاد برای بهبود روند اجرای برنامهها از مصاحبه شونده پرسیده میشود.
برای دستیابی به نتیجهی بهتر لازم است مصاحبه كننده از اصول مصاحبه مطلع باشد تا بتواند مصاحبه را به خوبی مدیریت کند. اجرای مصاحبهها میتواند به صورت گروهی و نقد و نظر باشد.
۴ ـ آمارگيري:
استفاده از آمار و ارقام به عنوان يك ضرورت در كارهاي تشكيلاتي هميشه مورد تأييد بوده است. آمار واقعي ميتواند مانند چراغي فرا روي مسؤولان يك مجموعه قرار گيرد و رشد يا اُفت شاخصها را نشان دهد
. خصوصيت توالي در عدد و رقم هميشه نشان‌دهندهی تفاوت است و تفاضل اعداد نتيجهاي است كه كمتر ميتواند مورد تغيير سليقهها قرار گيرد. البته به شرطي كه آمارگيران از جمعآوري آمار غير واقعي و كاذب بپرهيزند و متولّيان آمارگيري نيز شاخصها را صحيح تعيين نمايند.
۵ ـ صندوق پيشنهادات و انتقادات:
يك تشكيلات موفّق تشكيلاتي است كه هميشه خود را آمادهی شنيدن انتقادات و پيشنهادات بنمايد. موفّقتر از آن، مجموعه اي است كه خود را آمادهی پاسخگويي نشان بدهد.
در اين راستا، واحد ارزشيابي بايد به عنوان گوش شنواي تشكيلات، نظرات و طرحهاي رسيده از داخل يا خارج مجموعه را جمعآوري و با جمعبندي و ارایهی نظر، مسؤولان مجموعه را برای اصلاح و بهبود فعالیتها یاری دهد.
اين امر البته به معناي انتقال و پذيرش تمام نظرات نيست، امّا بيتوجّهي به نظرات و گلايهها معمولاً نارضايتي و عدم مقبوليت را به دنبال خواهد داشت و لذا بايد همواره به آن توجّه داشت.
روش تجزيه و تحليل:
پس از استفاده از شيوه‌هاي فوق و روشهاي مقتضي و انجام عمليات ارزشيابي توسط نيروهاي ارزياب، مدارك براي اظهار نظر و جمعبندي نهايي تحويل مسؤول ارزشيابي ميگردد و وي ضمن بررسي نتايج حاصله، و ملحوظ داشتن رضاي خدا، نظر كارشناسي خود را اعلام و راه حلهاي كاربردي را ارایه مینماید
. نتایج ارزشيابي به مسؤولين تشكيلات يا فرد معرفي شده ارایه و يك نسخه از آن در بايگاني واحد نگهداري ميشود.
سفارش‌ها و تذكرات:
جایگاه واحد برنامهریزی و ارزشيابي اهمیت بسزایی دارد. نتايج به دست آمده از ارزيابيها و بررسيها ميتواند در ارایهی نظرات و تصميمات مرکز نقش مؤثّري داشته باشد. به همین جهت، ممکن است اين واحد در پاره‌اي از مواردِكاري از سوي برخي از افراد سازمان – خداي ناخواسته – با پیشنهادات خلاف عرف روبه رو گردد.
به منظور پیشگیری از اینگونه مسایل لازم دانسته شد تا در فصل اوّل نكاتي را دربارهی نوع رفتار و عملكِرد اخلاقي و اجرايي كادر واحد برنامهریزی و ارزشيابي متذکّر شویم تا با نصب‌العين قرار دادن آنها همواره در مسير و منهج اسلام ناب وصراط مستقيم ثابت قدم و استوار باشيم.
۱ـ تبليغ و ايجاد ارتباط صميمانه و صادقانه و همراه با شرح صدر در ميان ساير افراد.
۲- چشم‌‌پوشي و تغافل از خطاهاي فكري و اجرايي افراد (البتّه در پاره‌اي ازموارد جزيي) و رفتار سازنده و مدبّرانه با اين موارد و اِعمال رفتار و اخلاق كريمانه در رفع و دفع اين نوع مسایل.
۳- اتّخاذ نوعي مشی و منش كه ساير افراد مجموعه، اين واحد را امين اسرار و محل‌ّ بازگويي مسايل و مشكلات فردي، جمعي، تشكيلاتي و … بدانند. همچنين كادر واحد مي‌بايد طوري رفتار نمايند كه اعضاي مجموعه، خود براي مشورت و شرح عملكرد جاري واحد خود مشتاقانه، صادقانه و با نيّات خير و سازنده به آن مراجعه کنند؛ چراکه در غير اين صورت، دخالت مستقيم واحد برنامهریزی و ارزشيابي در اين امور، خالي از شایبه و بدون آلايش نخواهد بود.
۴- براي آگاهي از مسایل جاري در مجموعه ميتوان در بسياري از موارد از طريق گپ دوستانه با اعضا وارد شد و با بيان نكاتي، باب انتقاد ناخودآگاه را به روي افراد باز نمود و نظرات آنها را شنيد.
۵- همواره بايد اين مهم را در نظر داشت كه هدف از راه‌اندازي و فعّاليّت در واحد برنامهریزی و ارزشيابي خدمت‌به مسجد و تلاش در راه پياده كردن اهداف مقدّس اسلام ناب محمّدي۹ و آرمانهاي مقدّس انقلاب است و مي‌بايد تمامي كارها با نيّات الهي، خيرخواهانه و سازنده باشد و به شدّت از منحرف شدن افكار و رفتار اعضا در اين واحد به سمت عملكردهاي مزوّرانه و جاسوس‌‌مآبانه و همراه با خباثت جلوگيري کرد و در حين كار بايد اخلاق اسلامي را ملازم با كار اعمال كرده و تبليغ نمود.
۶- به تبعيّت از حديث نبوي۹كه مي‌فرمايد:«أَلا كلّكم راع‌ٍ و كلّكم مسؤول‌ٌ عن رَعِيَّته» واحد برنامهریزی و ارزشيابي هم در بين اعضا خود و هم در بين ساير اعضاي اين ديدگاه را فراروي همگان باز كند كه تمامي افراد عضو فعّال واحد ارزشيابي بوده و همگي در راه اعتلاي كلمهی توحيد و توحيد كلمه، تلاش و كوشش نموده و از بي‌تفاوتي نسبت به زواياي مجموعهی خودداري كرده و موفّقيّت، شكست و يا اشتباه ديگران را موفّقيّت، شكست و يا اشتباه خود بداند و در راه اصلاح هرچه بيشتر امور مجدّانه و همگاني تلاش بنمايند.
۷- واحد برنامهریزی و ارزشيابي بايد به اين امر مهم توجّه داشته باشد كه اين واحد، يك واحد با قوّهی قهريّه و اجرائيّه نيست، بلكه همواره دلسوز، ناصح و خدمتگزاري صادق براي كل افراد مجموعه است.
۸- واحد برنامهریزی و ارزشيابي در يك مجموعهی صادق و هماهنگ، همواره بايد صلاحديد و تشخيص مسؤولان ما فوق را بر بررسيها و قضاوتهاي خود مقدّم دانسته و خودسرانه وارد عمل نشود. چون همان طور كه ذكر شد، اين واحد يك واحد اجرايي و عمل‌كننده در مجموعه نيست، بلكه وظيفهی آن بررسي مداوم امور و ارایهی آن به مسؤولان مجموعه است.
۹- واحد برنامهریزی و ارزشیابی نباید هيچ‌گاه از نقاط ضعف و يا قوّت افراد و يا واحدي از واحدها و يا کل مجموعه سوء استفاده كند و نباید دانسته‌ها را در غير محل‌ّ خود باز گو نماید، بلکه باید رازداري را پيشه‌‌ی خود نموده و از آنچه مطلّع ميگردد در ارتباط، رفتار و اخلاق اسلامي دخالت ندهد.
۱۰- كادر واحد بايد به مسايل اخلاقي و تربيتي كاملاً آگاهي داشته و آن را در واحد برنامهریزی و ارزشيابي به كار گيرند.
۱۱- بايد طوري رفتار نمود كه نوع خبر و يا رفتار و واكنش مراجعه‌‌كنندگان – كه در برخي مواقع همراه با عدم تعادل و كم دقّتي در خبرگيري و خبردهي است – در تحليلها و قضاوتهاي واحد برنامهریزی و ارزشيابي تأثيرات منفي‌اي به جاي نگذارد. بايد سعي شود هر خبري را از راههاي شرعي و مناسب ديگري نيز بررسي، تدقيق، توثيق و تصديق کرد تا ـ خداي ناكرده ـ در اين بين از كسي حقّي ضايع نشده و احياناً هتك حرمتي نسبت به مؤمنان صورت نگيرد.[۳]
فصل نهم ، كتاب منشور اجرايي فعاليتهاي فرهنگي در مسجد ، ص ۱۸۳- ۱۹۶ ، حجه الاسلام محمد بيرانوند.
ارزشيابي كيفي فعاليتهاي فرهنگي
[۱] . قال النبی۹: «حاسبوا أنفسكم قبل أن تحاسبوا، وزنوها قبل أن توزنوا، و تجهزوا للعرض الأكبر». (وسایل الشيعة، الحر العاملي، ج ۱۶، ص ۹۹)
[۲] . ميزان الحكمة، محمد ري شهري، ج ۲، ص۱۲۱۲٫
[۳] . با بهره‌گيري از جزوات مؤسسه‌ي فرهنگي اسوه‌ي صدّيقين.
